Mineralstoffe
Teil von Wie vereinbaren und prüfen Sie die Lieferqualität mineralischer Füllstoffe?
Dokumentenprüfung beim Füllstofflieferanten: Fünf Prüffragen für das Audit
Fünf Prüffragen zur Dokumentenprüfung beim Füllstofflieferanten: Losbezug, Laborumfang, Kalibrierung, Spezifikationsversion und Abweichungen kontrollieren.
Das Wichtigste auf einen Blick
- Prüfen Sie zuerst, ob ein Losbeleg dieselbe Charge abbildet, die Sie erhalten haben.
- Trennen Sie die Akkreditierung eines Labors von der tatsächlichen Chargenfreigabe.
- Halten Sie die Spezifikationsversion fest, sonst vergleichen Sie Werte aus zwei Dokumentständen.
Den Prüfumfang des Dienstleisters dokumentarisch lesen
Ein Lieferant kann die Prüfung an einen Dienstleister auslagern. SGS beschreibt Mineral- und Metallprüfungen mit Probenvorbereitung, physikalischer Prüfung und chemischer Analyse für Erze, Industrieminerale, Zwischenprodukte und Stahlrohstoffe. Ein solches Leistungsverzeichnis belegt aber nur, dass der Dienstleister diese Kategorien anbietet. Es sagt nichts darüber aus, welche Methode an welchem Standort tatsächlich zur Anwendung kam. Fragen Sie deshalb nach Standort, Verfahren und Probenbezug der konkreten Charge, nicht nur nach der allgemeinen Angebotsseite.
Prüfen Sie die Unterlagen als zusammenhängende Kette: Menge, Probe, Ergebnis und Freigabe müssen sich auf dasselbe Los beziehen. Fehlt ein Glied, bleibt die Aussage offen.
Akkreditierung und Laborleistung auseinanderhalten
Eine Akkreditierung ist ein Nachweis über Kompetenz und Arbeitsweise eines Labors, keine automatische Bestätigung jeder einzelnen Messung. Nach Angaben der DAkkS gilt DIN EN ISO/IEC 17025 als weltweiter Standard für die Akkreditierung von Prüf- und Kalibrierlaboratorien und regelt Anforderungen an Kompetenz, Unparteilichkeit und einheitliche Arbeitsweise.
Die DAkkS führt eine Datenbank akkreditierter Stellen. Gleichen Sie dort den konkreten Laborstandort und den beanspruchten Prüfbereich ab. Eine allgemeine Akkreditierungsseite belegt nicht, dass eine bestimmte Methode für Ihr Produkt akkreditiert ist.
Beide Nachweise erfüllen unterschiedliche Zwecke. Die Akkreditierungsurkunde beschreibt, wozu das Labor befähigt ist. Der Chargenbeleg beschreibt, was mit Ihrer Probe tatsächlich geschah.
Spezifikationsversion und Änderungskontakt prüfen
Füllstoffspezifikationen sind versionierte Dokumente. Die Materialspezifikation für Sillitin Z 86 trägt die Versionsangabe ERQ-10/06.2021 und einen Freigabevermerk. Verlangen Sie genau diese Kennung, nicht eine unbenannte Produktbroschüre.
Fünf Auditfragen strukturieren die dokumentarische Prüfung. Die folgende Übersicht ist eine eigene Arbeitshilfe, kein Normaudit.
| Frage | Erwarteter Beleg | Typischer offener Punkt |
|---|---|---|
| 1. Losidentität | Chargennummer, Probenprotokoll, Lieferbezug | Nummer stimmt nicht mit Lieferschein überein |
| 2. Prüfverfahren und Laborumfang | Methodenangabe, Standort, Akkreditierungsumfang | Verfahren ohne Standortbezug genannt |
| 3. Kalibrierbelege | Gerätekalibrierung, Rückführbarkeit | Intervall oder Gültigkeit fehlt |
| 4. Spezifikationsänderung | Versionskennung, Freigabe, Änderungskontakt | zwei Dokumentstände im Umlauf |
| 5. Abweichungsunterlagen | Abweichungsprotokoll, Bewertung, Entscheidung | Bewertung ohne verantwortliche Person |
Notieren Sie zu jeder Frage den vorgelegten Beleg und den verbleibenden offenen Punkt. Ein offener Punkt ist kein Mangelbeweis, sondern eine dokumentierte Lücke. Legen Sie fest, wer sie schließen muss und bis wann die Antwort vorliegt.
Häufige Fragen
Reicht eine Akkreditierungsurkunde als Nachweis für die Chargenqualität?
Nein. Die Urkunde beschreibt die Laborbefähigung. Die Chargenfreigabe braucht zusätzlich den Losbezug und das konkrete Prüfergebnis.
Was mache ich, wenn zwei Spezifikationsversionen im Umlauf sind?
Dokumentieren Sie beide Stände, klären Sie den Änderungskontakt und vereinbaren Sie schriftlich, welche Version für die laufende Lieferung gilt.
Muss ich den Lieferanten vor Ort besuchen?
Nicht zwingend. Die fünf Fragen lassen sich rein dokumentarisch beantworten. Ein Besuch kann sinnvoll sein, wenn Belege wiederholt unvollständig bleiben.
