Checkliste für die Lieferantenqualifizierung mineralischer Rohstoffe in Nordrhein-Westfalen

Das Wichtigste auf einen Blick

Die Lieferantenqualifizierung mineralischer Rohstoffe in Nordrhein-Westfalen stützt sich auf Auditfragen, Zertifikate, EPDs und Behördendaten.
Vor der Freigabe stehen Standortprüfung, Probenahme und die Bewertung von Altlastenverdachtsflächen.
Gesteinskörnungs- und Füllstofflieferanten müssen Herkunft, Güteüberwachung und Umweltdaten offenlegen.
Das LANUV NRW liefert Bodendaten, Aushubregeln und eine Liste bekannt gegebener Sachverständiger.
Eine Bewertungsmatrix mit Gewichtung und Ausschlusskriterien macht die Freigabe nachvollziehbar.
Ohne dokumentierte Freigabe bleibt jede Reklamation ein Streitfall ohne Grundlage.

Lieferantenqualifizierung mineralischer Rohstoffe in Nordrhein-Westfalen

Nordrhein-Westfalen ist dicht besiedelt und zugleich rohstoffreich. Kalkstein aus dem Sauerland, Sand und Kies vom Niederrhein, Quarz- und Feldspatsande für Füllstoffe: Die Wege sind kurz, die Konkurrenz um Flächen groß. Wer hier einkauft, kauft aus Steinbrüchen, Kieswerken und Mahlwerken, die oft mitten in oder nahe an Wohn- und Gewerbelagen liegen.

Das prägt die Qualifizierung. Es geht nicht nur um Körnung, Reinheit und Liefertreue, sondern um Genehmigungsstatus, Bodenschutz und die Frage, ob am Standort mit Altlasten zu rechnen ist. Ein Lieferant ohne saubere Papiere kann einen Produktionsstandort in NRW schneller lahmlegen als jeder Preisstreit.

Der Einkauf braucht deshalb ein Verfahren, das drei Dinge trennt: technische Eignung, regulatorische Zulässigkeit und kaufmännische Verlässlichkeit. Die Checkliste unten folgt dieser Trennung. Sie ist für Erstqualifizierungen und für Wiederholungsaudits geeignet.

Zuständig für den Vollzug sind in NRW die Bezirksregierungen und die Unteren Bodenschutzbehörden bei Kreisen und kreisfreien Städten. Fachliche Grundlagen liefert das Landesamt für Natur, Umwelt und Verbraucherschutz. Dessen Veröffentlichungen zum Bodenschutz und zu Altlasten sind der Ausgangspunkt jeder Standortbewertung.

Wer Lieferanten freigibt, sollte außerdem wissen, welche Rolle Normen spielen. Das Deutsche Institut für Normung beschreibt den Nutzen der Normung für die Wirtschaft als Werkzeug für Vergleichbarkeit und Marktzugang. Für den Einkauf heißt das: Prüfzeugnisse nach DIN EN ISO sind kein Papier, sondern die Sprache, in der Lieferanten ihre Qualität belegen.

Checkliste: Auditfragen für Gesteinskörnungs- und Füllstofflieferanten

Die folgenden Fragen gehören in jedes Audit. Sie sind nach Themen sortiert und lassen sich als Protokollvorlage nutzen. Antworten werden schriftlich festgehalten, mit Datum und Name der auskunftgebenden Person.

Herkunft und Genehmigung

Aus welchem Steinbruch, Kieswerk oder welcher Grube stammt das Material, und seit wann wird dort abgebaut?
Liegt eine gültige bergrechtliche oder immissionsschutzrechtliche Genehmigung vor, und wann läuft sie aus?
Gibt es Nebenbetriebe, Zwischenlager oder Aufbereitungsstandorte, die nicht in der Genehmigung genannt sind?
Wird Fremdmaterial zugekauft und unter eigenem Namen ausgeliefert?

Technische Spezifikation

Welche Körnungslinie wird zugesichert, und mit welcher Prüffrequenz wird sie kontrolliert?
Wie werden Feuchte, Fehlkorn und Überkorn behandelt?
Bei Füllstoffen: Welche Mahlfeinheit, welcher Glühverlust und welche Reinheit werden zugesichert?
Welche Prüfmerkmale werden je Charge dokumentiert, und wer zeichnet die Prüfberichte ab?

Qualitätsmanagement

Besteht ein zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem, und nach welcher Norm ist es ausgestellt?
Wie werden Reklamationen erfasst, und wie lange dauert die Bearbeitung im Mittel?
Gibt es eine benannte technische Ansprechperson mit Vertretung?
Wie werden Änderungen an Rohstoffquelle oder Prozess dem Kunden mitgeteilt?

Umwelt und Arbeitssicherheit

Liegt ein Umweltmanagementsystem vor, und welche Umweltkennzahlen werden veröffentlicht?
Wie wird Staub niedergehalten, und welche Messwerte liegen vor?
Gibt es offene behördliche Beanstandungen der letzten drei Jahre?
Wie werden Abfälle und Reststoffe am Standort entsorgt?

Logistik und Versorgungssicherheit

Mit welchen Verkehrsträgern wird geliefert, und wie hoch ist der Anteil Bahn oder Binnenschiff?
Welche Mindestabnahmemengen gelten, und wie werden Lieferfenster bestätigt?
Gibt es Ausweichstandorte bei Produktionsausfall?
Wie werden Preisanpassungen begründet und angekündigt?

Praxisbeispiel

Ein Mischwerk am Niederrhein bezog Füllsand von einem Zwischenhändler. Im Audit zeigte sich, dass das Material aus zwei Gruben stammte, von denen eine nicht in der Genehmigung des Händlers auftauchte. Die Freigabe wurde ausgesetzt, bis Herkunftsnachweise und Prüfberichte beider Gruben vorlagen. Der Mehraufwand betrug zwei Wochen, verhindert wurde ein Genehmigungsproblem beim eigenen Kunden.

Zertifikate und EPDs als Nachweise der Lieferqualität

Zertifikate belegen, dass ein System geprüft wurde. Sie belegen nicht, dass eine einzelne Lieferung die Spezifikation erfüllt. Der Einkauf braucht beides: Systemnachweis und Chargenprüfung.

Für Gesteinskörnungen ist die werkseigene Produktionskontrolle der Kern. Sie wird regelmäßig durch eine externe Stelle überwacht. Das Zertifikat dieser Überwachung gehört in die Lieferantenakte, mit Ausstellungsdatum, Geltungsdauer und Geltungsbereich. Ein Zertifikat für einen Standort sagt nichts über einen zweiten Standort desselben Unternehmens.

Füllstoffe werden häufig nach Reinheits- und Feinheitsklassen gehandelt. Hier sind Prüfzeugnisse je Lieferung üblich, oft ergänzt um Angaben zu Schwermetallen und zum Glühverlust. Wer Füllstoffe in Lebensmittel- oder Pharmaanwendungen liefert, weist zusätzlich Konformitäten nach. Diese Nachweise gehören in die Bewertungsmatrix, nicht in eine Schublade.

EPDs, also Umweltproduktdeklarationen, liefern Daten zu Treibhauspotenzial, Energieeinsatz und Ressourcenverbrauch über den Lebenszyklus. Sie sind nach EN 15804 aufgebaut und damit zwischen Produkten vergleichbar, wenn die zugrunde gelegten Szenarien gleich sind. Für Bauprodukte sind sie zunehmend Voraussetzung für die Nachhaltigkeitsbewertung von Gebäuden.

Der Einkauf sollte drei Fragen stellen: Für welchen Standort und welchen Zeitraum gilt die EPD? Welche Module sind deklariert? Wer hat die Daten verifiziert? Ohne diese Angaben ist eine EPD nicht vergleichbar, sondern nur eine Broschüre.

Bodenschutz und Altlasten in NRW: LANUV-Daten zur Standortbewertung

In Nordrhein-Westfalen ist die Industriegeschichte lang. Viele heutige Abbaustandorte liegen auf oder neben Flächen, die früher anders genutzt wurden. Wer dort einkauft, muss den Bodenstatus kennen. Das Landesamt für Natur, Umwelt und Verbraucherschutz stellt dazu Karten, Fachinformationen und Hinweise bereit, die als erster Filter dienen.

Das LANUV NRW zu Bodenschutz und Altlasten ist die zentrale Einstiegsstelle für diese Prüfung. Der Einkauf kann dort prüfen, ob eine Fläche als Altlast, Altlastenverdachtsfläche oder schädliche Bodenveränderung geführt wird. Das ersetzt kein Gutachten, aber es verhindert, dass ein Standort überhaupt in die Auswahl kommt, der später Probleme macht.

Für die Bewertung gilt eine einfache Reihenfolge: Erst Kartenlage prüfen, dann beim Lieferanten Unterlagen anfordern, dann bei Bedarf ein Gutachten beauftragen. Wer diese Reihenfolge umdreht, zahlt für Gutachten, die von Anfang an entbehrlich gewesen wären.

Gutachten sollten nur von Stellen erstellt werden, die dafür qualifiziert sind. Das Landesamt führt eine Liste der in NRW bekannt gegebenen Sachverständigen. Diese bekannt gegebenen Sachverständigen für Boden in NRW sind ein sinnvoller erster Anlaufpunkt, wenn ein Gutachten beauftragt werden muss. Wer die Liste kennt, vermeidet Anbieter ohne nachgewiesene Eignung.

Umgang mit Aushubmaterial und Ersatzbaustoffverordnung im Einkauf

Aushubmaterial ist kein Abfall, solange es verwertet werden kann. Es ist aber auch kein normales Produkt. Die Verwertung richtet sich nach der Ersatzbaustoffverordnung und nach den Bewertungskriterien, die das LANUV für den Umgang mit Aushubmaterial zusammenfasst.

Die Hinweise zum Umgang mit Aushubmaterial des LANUV NRW beschreiben, welche Untersuchungen nötig sind und welche Zuordnungsklassen gelten. Für den Einkauf ist wichtig: Wird Aushub als Rohstoff angeliefert, muss die Deklaration zur Einbauklasse passen. Eine falsche Einordnung führt auf der Baustelle zur Rückweisung.

Die frühere LAGA M 20 ist in der Praxis noch präsent. Viele Lieferanten nutzen ihre Zuordnungswerte weiter, obwohl die Ersatzbaustoffverordnung andere Maßstäbe setzt. Der Einkauf sollte deshalb gezielt fragen, nach welchem Regelwerk deklariert wird und ob die Prüfberichte nach aktuellem Stand erstellt wurden.

Ein zweiter Punkt ist die Mengenplanung. Aushubmaterial fällt unregelmäßig an. Wer es als Ersatz für Primärrohstoffe einplant, braucht Puffer und Alternativen. Sonst hängt die Produktion an einer Baustelle, die sich verzögert.

Normen und Recht: DIN EN ISO als Grundlage der Lieferantenqualifizierung

Normen legen fest, was geprüft wird, wie geprüft wird und wie Ergebnisse zu berichten sind. Ohne diese Festlegungen sind Lieferantenangaben nicht vergleichbar. Das Deutsche Institut für Normung beschreibt den Nutzen der Normung für die Wirtschaft unter anderem mit einheitlichen Anforderungen, geringerem Prüfaufwand und besserer Marktübersicht.

Für die Lieferantenqualifizierung sind drei Normenkreise zentral. Die DIN EN ISO 9001 regelt das Qualitätsmanagementsystem. Die DIN EN ISO 14001 regelt das Umweltmanagementsystem. Die DIN EN ISO 19011 gibt Leitlinien für Audits und damit für die Frage, wie ein Lieferantenaudit ablaufen soll.

Hinzu kommen produktspezifische Normen für Gesteinskörnungen und Füllstoffe. Sie definieren Korngrößen, Prüfverfahren und Konformitätskriterien. Ein Lieferant, der diese Normen nicht nennt, liefert entweder nicht normgerecht oder kennt seine eigene Ware nicht.

Für kleinere Zulieferer ist der Aufwand ein Thema. Das DIN behandelt die Lage von mittelständischen Unternehmen und Normung gesondert, weil Normen für KMU oft schwerer zu überblicken sind. Der Einkauf kann hier unterstützen, indem er die konkret geforderten Normen und Prüfungen benennt statt allgemein auf Normkonformität zu verweisen.

Bewertungsmatrix und Lieferantenfreigabe dokumentieren

Eine Bewertungsmatrix macht aus Eindrücken eine Entscheidung. Sie besteht aus Kriterien, Gewichten und einer Skala. Die Skala sollte höchstens fünf Stufen haben, sonst wird die Bewertung beliebig.

Kriterium	Gewicht	Bewertung 1 bis 5	Was geprüft wird
Technische Eignung	25 %	Korngröße, Reinheit, Prüffrequenz	Prüfberichte, Chargenprotokolle
Zertifikate und EPDs	20 %	Gültigkeit, Umfang, Verifizierung	Zertifikate, EPD-Dokumente
Bodenschutz und Standort	20 %	Altlastenlage, Genehmigungsstatus	LANUV-Daten, Gutachten
Versorgungssicherheit	15 %	Kapazität, Ausweichstandorte	Lieferpläne, Standortzahl
Logistik	10 %	Verkehrsträger, Lieferzeit	Frachtkonzepte
Kaufmännische Bonität	10 %	Zahlungsverhalten, Rechtsform	Auskünfte, Bilanzen

Die Gewichte sind ein Vorschlag und müssen zur eigenen Anwendung passen. Wer in einem Werk mit knapper Lagerkapazität arbeitet, gewichtet Versorgungssicherheit höher. Wer für Bauprodukte mit Nachhaltigkeitsnachweis liefert, gewichtet EPDs höher.

Die Freigabe erfolgt in Stufen. Zuerst die vorläufige Freigabe für eine Probe- oder Erstlieferung. Danach die endgültige Freigabe nach bestandener Erstlieferung und vollständiger Akte. Jede Stufe wird mit Datum, Name und Unterschrift dokumentiert.

Zur Akte gehören mindestens: Auditprotokoll, Zertifikate mit Gültigkeit, EPDs, Standortdaten, Prüfberichte, Freigabeentscheidung und ein Wiedervorlagedatum. Ohne Wiedervorlage veraltet die Freigabe unbemerkt.

Risikofaktoren und Ausschlusskriterien definieren

Nicht jede Schwäche ist ein Ausschlussgrund. Ein fehlendes Umweltzertifikat lässt sich nachholen. Ein nicht genehmigter Abbaustandort nicht. Die Trennung ist wichtig, sonst werden Lieferanten ausgeschlossen, die nur Nachholbedarf haben.

Ausschlusskriterien sind harte Tatbestände. Dazu gehören ein fehlender Genehmigungsstatus, eine bestätigte Altlast ohne Sanierungskonzept, gefälschte Prüfberichte und eine laufende behördliche Stilllegung. Auch eine Verweigerung der Auditmitarbeit ist ein Ausschlussgrund, weil sie jede Bewertung unmöglich macht.

Weiche Risikofaktoren führen zu Auflagen. Dazu zählen eine hohe Abhängigkeit von einem einzigen Abbaustandort, eine geringe Prüffrequenz, unklare Herkunft bei Zukaufmaterial und eine EPD, die nicht verifiziert ist. Diese Punkte werden mit Frist und Verantwortlichem versehen.

Ein weiterer Faktor ist die geografische Konzentration. Wer alle Lieferanten in einem Radius von 50 Kilometern hat, spart Fracht, verliert aber Redundanz. In NRW ist die Dichte an Abbaustandorten hoch, die Konkurrenz um Genehmigungen ebenfalls. Zwei Quellen je Rohstoff sind ein realistisches Ziel.

Schließlich gehört die Preisentwicklung in die Risikobetrachtung. Preise für Gesteinskörnungen und Füllstoffe schwanken mit Energiekosten, Fracht und Nachfrage. Der Einkauf sollte Preisanpassungsklauseln an nachvollziehbare Indizes binden und nicht an Zufall oder Verhandlungsmacht.

Häufige Fragen

Welche Zertifikate sind für Gesteinskörnungs- und Füllstofflieferanten in NRW Pflicht? Eine gesetzliche Pflicht zu einem bestimmten Zertifikat gibt es nicht. Gefordert werden in der Praxis der Nachweis der werkseigenen Produktionskontrolle, ein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 und bei Umweltfragen ein System nach DIN EN ISO 14001.

Wie oft sollte ein Lieferantenaudit wiederholt werden? Bei unkritischen Lieferanten reichen drei Jahre. Bei Standorten mit Altlastenverdacht, bei neuen Rohstoffquellen oder nach Reklamationen ist jährlich sinnvoll. Die Frist gehört in die Lieferantenakte.

Ersetzt eine EPD die Prüfberichte je Lieferung? Nein. Eine EPD beschreibt Umweltdaten über den Lebenszyklus eines Produkts. Sie sagt nichts über Korngröße, Feuchte oder Verunreinigungen einer einzelnen Lieferung. Beides wird getrennt geprüft.

Wann brauche ich ein Bodengutachten? Wenn die Fläche in den LANUV-Daten als Verdachtsfläche geführt wird oder wenn Aushubmaterial auf einer sensiblen Fläche eingebaut werden soll. Ein Gutachten vor jeder Lieferung wäre unwirtschaftlich.

Gilt die LAGA M 20 in Nordrhein-Westfalen noch? Sie ist durch die Ersatzbaustoffverordnung abgelöst, wird in der Praxis aber weiter zitiert. Der Einkauf sollte verlangen, dass Prüfberichte nach dem aktuell geltenden Regelwerk erstellt sind.

Wie viele Lieferanten sollte ich je Rohstoff freigeben? Mindestens zwei, besser drei, wenn Logistik und Lagerkapazität es zulassen. Ein einzelner freigegebener Lieferant ist ein Ausfallrisiko, das keine Preisverhandlung ausgleicht.